Van aanvraag tot klaar
Start, stappen en eindpunt.
MINDER ADMINISTRATIE · MEER TIJD VOOR JE PLOEG
Minder administratie. Meer tijd voor je vak en je ploeg.
Wytegate neemt aanvragen, mails, offertes en opvolging uit handen. Eén slim systeem werkt met je huidige tools. Jij keurt goed waar nodig.
Begin met één proces
Vaste offerte na controle
Jij houdt de controle
Overzicht klaar om 7u. Geen cijfers meer zoeken.
SchildersbedrijfVOORBEELD
Gewone mails voorbereid. Alleen moeilijke mails gaan naar de zaakvoerder.
BouwbedrijfVOORBEELD
Open offertes krijgen op tijd een seintje.
InstallatiebedrijfVOORBEELD
Aanvragen staan meteen in agenda en planning.
OnderhoudsbedrijfVOORBEELD
Na je akkoord gaan werkbonnen door naar de facturen.
WerkplaatsVOORBEELD
De ploeg ziet per werf wat vandaag moet gebeuren.
AannemerVOORBEELD
Koppelt met de tools die je al gebruikt
E-mailAgendaOffertesPlanningWerkbonnenFacturenBoekhoudingKlantbeheerBestandenAanvragenWervenVoorraad
Ook je huidige programma’s kunnen vaak gekoppeld worden. We kijken eerst of dat kan.
Wat we bouwen
Vier plekken waar je elke week tijd verliest.
We beginnen met één proces. Pas als dat werkt, gaan we verder.
Voorbeelden met verzonnen gegevensInbox & aanvragen
Voor gewone mails staat een antwoord klaar. Moeilijke mails gaan met alle info naar de juiste persoon.
Offertes & opvolging
Open offertes krijgen op tijd opvolging. Jij kijkt na en verzendt.
Dagoverzicht & planning
Elke ochtend zie je opdrachten, planning en taken die anders lopen op één plek.
Antwoorden voor klanten
OptioneelKlanten vinden goedgekeurde info of plannen een afspraak. Andere vragen gaan naar je ploeg.
Vaste afspraken
Eerst kijken. Dan een vaste offerte.
We bekijken één proces. Daarna krijg je een vaste offerte, een planning en een lijst met wat we opleveren.
6controlepunten
1vaste contactpersoon
4acties vastgelegd
1lijst bij oplevering
Koppelingen
Benodigde mailboxen, agenda's, bestanden en programma's.
Wie beslist?
Wat automatisch mag en wie eerst nakijkt.
Als iets anders loopt
Wat gebeurt als gegevens ontbreken of niet kloppen.
Lezen en bewaren
Welke gegevens we lezen, wijzigen en bewaren.
Na oplevering
Wie de accounts, uitleg en het onderhoud beheert.
Het systeem voert taken uit, vraagt jouw akkoord, stuurt door of stopt. Daarna krijg je de prijs en planning.
Laat alleen werk uitvoeren met duidelijke regels. We moeten het kunnen controleren en testen. Vaak terugkomen is niet genoeg.
Hoe het werkt
Van eerste gesprek tot gebruik in vier stappen.
Je weet vooraf wat we bouwen, wie beslist en hoe we testen.
01
Kijken en meten
We kiezen één proces en meten tijd en wachttijd.
02
Afspraken maken
We bepalen wat het systeem zelf mag doen, wat jij nakijkt en wat er gebeurt als iets anders loopt.
03
Bouwen en koppelen
We bouwen wat afgesproken is en testen met echte gevallen.
04
Testen en starten
Eerst kijkt het systeem mee. Na jouw goedkeuring voert het taken uit.
Werkoverzicht
Zie wat klaar is en wat nog wacht.
Volg mails, offertes en taken die anders lopen. Pauzeer taken of keur ze goed.
WYTEGATE / WERKOVERZICHT
DEMO
2
Actieve taken
4
Soorten meldingen
3
Wacht op goedkeuring
Laatste acties
Goedkeuringen 3 wachtend
Bediening
Fictieve demo. De echte taken en knoppen spreken we met jou af.
Resultaat
Minder administratie, meer grip.
We spreken het doel vooraf af en meten na de start.
Meer aanvragen
meer verwerken met dezelfde ploeg
Capaciteit
Sneller antwoord
minder wachten op mails en aanvragen
Reactietijd
Minder overtypwerk
gegevens maar één keer invoeren
Tijd
Meer overzicht
zien wat klaar is en wat wacht
Controle
Kosten
Extra handen, losse software of één eigen systeem?
We vergelijken de opties. Daarna krijg je een vaste offerte. Daarin staat wat wel en niet in de prijs zit.
Nog iemand aannemen
Wat het kan
Vakmanschap, oordeel en klantcontact.
Ons systeem
Voert vaste stappen uit. Je ploeg houdt de beslissingen.
Een bureau inhuren
Wat het kan
Vakkennis en uitvoering door een extern team.
Ons systeem
Het systeem, de uitleg en de bestanden blijven bij jouw bedrijf.
Losse software huren
Wat het kan
Handige functies. Je ploeg blijft gegevens doorgeven.
Ons systeem
Verbindt de afgesproken stappen tussen je programma's.
De vaste prijs volgt nadat we het werk, de programma’s en de toegang hebben bekeken.
Voor wie
Voor vakbedrijven met administratie die elke week terugkomt.
Voor installateurs, bouwbedrijven, onderhoudsploegen, werkplaatsen en buitendiensten.
→ Past goed
- ✓ Dezelfde aanvragen, mails of werkbonnen keren terug
- ✓ Genoeg herhaling om te vergelijken
- ✓ Een concreet doel: tijd, kost of snelheid
- ✓ Een verantwoordelijke kan beslissen
→ Nog niet
- × Elke opdracht verloopt volledig anders
- × Niemand kan afspraken goedkeuren
- × Je zoekt een kant-en-klare chatbot
Door ons gebouwd
Twee digitale producten die we zelf opleverden.
Geen klantcases over administratie. Wel voorbeelden van wat we ontwerpen en bouwen.
Rogach Labs
Webshop voor diamantringen op maat, met keuzehulp en afspraakstap.
Bekijk website →Eigen product
Website · online
Rubicon Thermal Vision
Productsite voor een warmtebeeldvizier, met heldere technische info.
Bekijk website →Geselecteerd project
Website · online
Met wie je werkt
Twee partners. Eén aanspreekpunt.
Tije is je aanspreekpunt. Vadim bouwt het systeem. Beiden blijven betrokken tot oplevering.
Tije
Partner, klant & oplevering
Tije brengt het probleem in kaart, maakt de offerte en blijft aanspreekpunt.
Plan een kort gesprek →
Vadim
Partner, systemen & techniek
Vadim bouwt de koppelingen, goedkeuringen en tests.
Na het gesprek neemt geen onbekend team over. Wij blijven verantwoordelijk.
Zo werken we
Eerst bekijken. Dan pas prijzen.
Na controle krijg je een offerte. Daarin staat wat wel en niet in de prijs zit.
Geen vast pakket. We starten met één taak die duidelijk tijd kan besparen.
Stap 01 · Gesprek en controle
Eerst bekijken
Eén proces met advies
We kijken of een slim systeem hier echt helpt.
- ✓ Stappen en tijd
- ✓ Software en toegang
- ✓ Concreet advies
Na akkoord
Stap 02 · Eerste bouw
Vaste offerte
Eén werkend proces
We bouwen en testen wat afgesproken is.
- ✓ Programma’s koppelen en werk nakijken
- ✓ Wat gebeurt als iets anders loopt
- ✓ Tests en duidelijke uitleg
Stap 03 · Beheer na oplevering
Volgens afspraak
Onderhoud en verbeteringen
We onderhouden en verbeteren het systeem. Jij houdt de controle.
- ✓ Opvolging en updates
- ✓ Verbeteringen
- ✓ Uitleg en toegang
Optioneel beheer
Blijft het goed werken. We spreken af wat we onderhouden, hoe snel we reageren en wat er mag veranderen. Jij keurt elke wijziging goed.
Veelgestelde vragen
Vragen voor je beslist.
Eén echt proces. Geen lange presentatie.
We nemen één taak over die vaak terugkomt, zoals aanvragen of offertes. We verbinden e-mail, planning, boekhouding en de programma’s die je al gebruikt. Jij kijkt belangrijke stappen na.
De code, uitleg en afgesproken accounts blijven onder jouw controle. Voor andere programma’s betaal je soms apart. Stop je met ons? Dan krijg je de afgesproken code en bestanden.
Een medewerker denkt na en praat met klanten. Het systeem doet vaste taken die vaak terugkomen. Je ploeg behandelt de moeilijke gevallen.
We bekijken eerst je programma’s en de nodige toegang. Daarna krijg je een planning. De duur hangt af van wat we moeten koppelen en hoe snel er beslissingen komen.
Nee. We hebben wel één persoon nodig die toegang geeft, afspraken maakt en moeilijke gevallen bekijkt.
We koppelen veelgebruikte programma’s voor e-mail, planning, boekhouding en klanten. Ook programma’s voor jouw vak zijn vaak mogelijk. We kijken dit altijd eerst na.
We bewaren en verwerken je gegevens normaal in de EU. We spreken af wie erbij kan en hoe lang we ze bewaren. Als het nodig is, kan het systeem op je eigen servers draaien. We controleren dit per programma.
Na de eerste controle krijg je een vaste offerte. Daarin staat wat wel en niet in de prijs zit. Kosten voor andere programma’s staan apart.
Begin met één proces
Waar verliest jouw ploeg elke week tijd aan administratie?
Breng één voorbeeld mee: aanvragen, offertes, planning, werkbonnen of facturen. We zeggen of een slim systeem hier helpt.
Je eerste gesprek is met Tije
Plan een kort gesprek30 minuten · één concreet proces
Geen presentatie · geen vast pakket · één duidelijke volgende stap